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文書の電子化 DIGITIZATION OF DOCUMENTS
文書の電子化
DIGITIZATION OF DOCUMENTS
あなたのオフィスにある紙文書と電子文書は、上手に管理・活用が行えていますか?
DocuWorks
DocuWorksでパソコン上の書類データの編集・管理を実現
DocuWorksは、オフィスで頻繁に使用する紙文書や電子文書をパソコン上で、編集や加工・統合管理が行えるソフトウェアです。
紙書類・異なるアプリケーション等で作成された電子文書でも同じフォーマットに変換して一元管理が行え、デスク上に置かれた紙を扱うような形でデータに付箋・マーキング・捺印等の編集や加工、また検索などができます。
ソリューション SOLUTION ―
DocuWorks内に文書データを保管しておくことにより、オフィスや外出先など特定場所に関わらずに情報の閲覧・共有が行えます。
その際、クラウド上で文書データの保管・受け渡しを実現するのがWorking Folderです。
客先での急な対応のとき、iPadやiPhoneなどでDocuWorksデータの編集を行い、Working Folderへ格納。
会社では格納されたデータを確認し回答・提案となるものをWorking Folderへアップロードし、営業がそれをダウンロードすることで、客先での迅速な対応を行うことができます。
モバイルワーカーを支援するスマートフォン連携アプリ
スマートフォンやタブレットの様なモバイル端末を使えば、DocuWorksを閲覧することができます。
さらにモバイル端末では、付箋・フリーハンド・アノテ―ション編集が可能です。Working Folder連携用アプリも提供されているので、資料を持ち歩かずにモバイル端末に入れて移動ができます。
客先では、Working Folderを利用することで、その場で提案書や見積書など資料をの編集を行い、本社との連絡をすることでスムーズなモバイルワークを支援します。
インターフェース&ポータル INTERFACE&PORTAL ―
インターフェース&ポータル
INTERFACE&PORTAL ―
DocuWorksをポータルとして文書データの一元管理
あなたのオフィスに紙文書が溢れてはいませんか?DocuWorksを利用することで、イメージファイルや文書データを一元管理することができ、効率的な情報の管理や活用が行えます。
電子化して管理された各データは、検索や共有が簡易的に行えるので、業務の効率化にも繋がります。
さらに、別のパソコンで色々なアプリケーションを使用して作成したデータも、DocuWorksをポータルとして紙文書と一緒に一元管理を行うことができます。
多彩な形式のデータをアイコンやサムネールで表示
DocuWorksでは、WordやExcelデータ以外にも、JPEG、TIFFなどのイメージファイルもアイコンやサムネール表示が可能です。
表示も、任意倍率・大判サイズなどができるので、多様なデータフォーマットでの一元管理が図れます。
ユーティリティー UTILITY ―
管理に役立つ豊富な検索機能
文字列によるキーワード検索、検索された結果からさらに検索を行う「絞り込み検索」などを含む多種に及ぶ項目で検索設定が可能です。
検索の結果でてきた文章データをダブルクリックすることで、検索文字列が資料の何処に記載されているのかを表示してくれますので、すぐに確認できます。
テキスト情報を抽出するOCR機能搭載
紙から電子化したDocuWorksの文章データは、OCR機能で文字情報抽出することができます。
OCR結果は、DocuWorks Viewerのインフォビューに表示しても、元の文章を見ながら修正が行えます。
Excelやテキスト形式などのほかの形式にも、ファイル出力が可能です。
DocuWorksバインダー
DocuWorksバインダーでは、いくつかのDocuWorksファイルをそれぞれ個別の文章データのまま、1つのファイルに保管ができます。
保管された文章データは、全てのページを通して表示ができ、ページの入れ替えや移動が簡単に行えるため、一覧性も向上します。
バインダー検索では、文章の並び替えも簡単にできます。
コミュニケーション COMMUNICATION ―
DocuWorks Viewerでは、電子文書データの編集及び加工、共有がさらにスムーズに行うことができるようになりました。
社内の各部署内、またグループ等でのコミュニケーションを活性化、より良い情報共有が図れます。
DocuWorks Viewer画面では、編集や加工が行えるツールが備わっています。
ツールバーには、ウィンドウの表示形式を変更するものや、テキストなどの属性変更を行うツールバーなどがあります。
その他にも、日付印・テキスト・図形・直線など、ほかにもテキスト付き付箋など多種多様なツールが存在しており、これにより電子文書データを編集・加工を行うことが可能です。
アノテーション機能の充実
DocuWorks Viewerでは、さらに紙文書に対して行うことと同じように、付箋やマーカー、またはスタンプなどの編集・加工を施すことができる、それがアノテ―ション機能です。
DocuWorks7.3から新たに、雲アノテ―ションが登場し、文書の中で使用することで強調したい部分を明確に表すことができます。
セキュリティー SECURITY ―
パスワードセキュリティーで文書を強力保護
56bitと128bitのパスワードセキュリティー機能を搭載しているので、複雑な暗号を設定することでより強固に文書データを保護するので安心です。
DocuWorksでは、パスワードセキュリティーにより、DocuWorksファイル(文章/バインダー)単位または複数のDocuWorksファイルに対して一括したセキュリティーの設定が行えます。その他にも、編集の禁止・アノテ―ション編集の禁止・印刷の禁止などの操作制限が可能です。
電子印鑑・電子証明書による電子署名機能
DocuWorksでは、電子印鑑・電子証明書などがあり、DocuWorks文書への電子署名を付加することができます。
電子署名は、名前・日付の確認だけではなく、本人のものか、署名後の編集が行われていないかなどに対しても確認することができます。このことにより、社内で作成した報告書などの電子文書データなどを、効率的なワークフローで構築できます。さらに、署名前後で変更した履歴も記録されるので、内容の改ざんやなりすまし等の行為を未然に回避することが可能となります。
※DocuWorksおよびドキュメントハンドリングは、富士ゼロックス株式会社の日本およびその他の国における登録商標または商標です。
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